Jako prawniczka na co dzień wspierająca zarządy spółek kapitałowych, często spotykam się z pytaniem: „Pani Mecenas, czy my naprawdę musimy spisywać protokół z każdej decyzji, czy wystarczy sama uchwała?”.

Dziś rozwieję wątpliwości w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH). Jeśli zarządzasz spółką z o.o., ten wpis jest dla Ciebie lekturą obowiązkową.

Czy protokół z posiedzenia zarządu jest obowiązkowy?

Krótka odpowiedź brzmi: Tak. Od nowelizacji KSH, która weszła w życie w październiku 2022 roku, przepisy nie pozostawiają już pola do interpretacji.

Zgodnie z art. 208(1) KSH, uchwały zarządu muszą być protokołowane. Jest to obowiązek, a nie jedynie „dobra praktyka” czy wymóg korporacyjny narzucony przez prawnika.

Dlaczego sam dokument „Uchwała nr 1” nie wystarczy?

Wielu członków zarządu uważa, że podpisana uchwała załatwia sprawę. Jednak z punktu widzenia poprawności korporacyjnej i bezpieczeństwa prawnego, uchwała jest wynikiem procesu, który musi zostać udokumentowany w protokole. Protokół stanowi dowód na to, że:

1. Posiedzenie zostało zwołane prawidłowo.
2. Określeni członkowie zarządu pojawili się na posiedzeniu i brali w nim udział.
3. Zachowano wymaganą większość głosów podczas głosowania nad uchwałami.

Co musi zawierać poprawny protokół posiedzenia zarządu?

Aby Twój protokół był bezpieczny i nie został zakwestionowany (np. przez sąd rejestrowy przy wpisie do KRS), powinien zawierać elementy wskazane w ustawie:

• Porządek obrad: Wskazanie działań które będą odbywać się na posiedzeniu – np. otwarcie posiedzenia, sprawdzenie obecności, określenie poszczególnych uchwał, które będą poddawane pod głosowanie.
• Imiona i nazwiska obecnych członków zarządu.
• Treść podjętych uchwał: Jasne sformułowanie podejmowanych decyzji.
• Wynik głosowania: Liczba głosów „za”, „przeciw” oraz „wstrzymujących się” pod każdą podejmowaną uchwałą.
• Zapis o zdaniu odrębnym: Jeśli któryś z członków zarządu nie zgadza się z decyzją, ma prawo zgłosić zdanie odrębne i je uzasadnić.
• Podpisy: Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie albo zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Ważne! Jeśli uchwała została podjęta w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (online), protokół również musi powstać i opisywać ten tryb procedowania.

Konsekwencje braku protokołów

Jako specjalista od KRS i obsługi spółek, często naprawiam błędy, które wynikają z braku dokumentacji. Dlaczego warto o to dbać na bieżąco?

1. Problemy w KRS: Przy zgłaszaniu do KRS zmian które zachodzą w spółce (np. zmiana adresu) obowiązkowo załączasz dokumenty stanowiące podstawę wpisu takiej zmiany. Brak rzetelnego protokołu może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków, a w najgorszym razie – zwrotem wniosku.
2. Odpowiedzialność odszkodowawcza: W przypadku sporu wewnątrz spółki lub kontroli, protokół jest jedynym twardym dowodem na to, jak przebiegał proces decyzyjny i czy dopełniono należytej staranności (zasada Business Judgment Rule).
3. Audyt i badanie sprawozdań: Biegli rewidenci przy badaniu sprawozdań finansowych w większych spółkach często proszą o wgląd do księgi protokołów, by zweryfikować kluczowe decyzje gospodarcze spółki.
4. Problem ze sprzedażą spółki lub jej doinwestowaniem: Jeżeli w przyszłości będziesz chciał sprzedać spółkę lub pozyskać inwestora, z pewnością przed transakcją zdecydują się oni na Due Dilligence, czyli sprawdzenie, czy spółka poprawnie prowadziła wymaganą przez prawo dokumentację i czy zainwestowanie w spółkę nie będzie obciążone zbyt dużym ryzykiem.

Jak mogę Ci pomóc?

Prowadzenie dokumentacji korporacyjnej nie musi być udręką. Oferuję pełne wsparcie online w zakresie:

• Przygotowywania wzorów protokołów i uchwał dostosowanych do Twojej spółki.
• Kompleksowej obsługi zmian w KRS za pośrednictwem systemu PRS oraz S24.
• Prowadzenia procesów zatwierdzania sprawozdań finansowych w RDF.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja księga protokołów jest prowadzona zgodnie z KSH, lub potrzebujesz pomocy przy zgłoszeniu zmian do rejestru – zapraszam do kontaktu.

radca prawny Julia Czapiewska