Sprawozdanie finansowe to nie wszystko! Art. 49 Ustawy o rachunkowości wprowadza wymóg sporządzenia i odpowiedniego zgłoszenia również sprawozdania z działalności spółki za poprzedni rok obrotowy.

Czym jest sprawozdanie zarządu z działalności i jaki cel ma spełniać?

Sprawozdanie z działalności spółki to dokument stanowiący uzupełnienie sprawozdania finansowego, w którym jednostka przedstawia istotne informacje dotyczące swojej działalności, przewidywanego rozwoju, a także czynniki ryzyka i opis istotnych zdarzeń wpływających na jej funkcjonowanie. W sprawozdaniu powinna zostać odzwierciedlona aktualna sytuacja finansowa spółki.

Jest ono czymś w rodzaju komentarza zarządu do sprawozdania finansowego w kontekście działalności spółki. Jest to dokument dostępny publicznie – każdy może sprawdzić sprawozdanie z działalności (ale też np. sprawozdania finansowe) dowolnej spółki. Wystarczy skorzystać z rządowego portalu dostępnego pod linkiem – https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df.

Sprawozdanie z działalności pełni ważną funkcję informacyjną i transparentności wobec interesariuszy – takich jak inwestorzy, wierzyciele, kontrahenci czy organy nadzoru.

Sporządzenie sprawozdania z działalności jest odpowiedzialnością kierownika jednostki, czyli zarządu spółki. Sprawozdanie to powinno uzupełniać informacje przedstawione w rocznym sprawozdaniu finansowym, a jego forma, w przeciwieństwie do sprawozdania finansowego, powinna być opisowa. Jakie wymagania w zakresie sprawozdania zarządu z działalności stawia ustawa? Przejdźmy od razu do konkretów!

Jaki okres powinno obejmować sprawozdanie zarządu z działalności?

Sprawozdanie obejmuje poprzedni rok obrotowy. Zazwyczaj będzie to okres od 1 stycznia do 31 grudnia poprzedniego roku obrotowego. Gdy sprawozdanie sporządzamy w 2025 roku, obejmować powinno ono okres od 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2024 roku. Okres objęty sprawozdaniem zarządu będzie taki sam, jak okres za który sporządzone zostało sprawozdanie finansowe.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu z działalności?

Na początku sprawozdania z działalności warto przedstawić podstawowe informacje o spółce (nazwa, siedziba, adres, sąd rejestrowy, numer KRS, NIP i REGON, kapitał zakładowy) oraz wskazać, jakie osoby wchodziły w skład zarządu w okresie objętym sprawozdaniem.

W dalszej kolejności, wzorcowe sprawozdanie z działalności zawiera:

1) informacje o zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Co to oznacza w praktyce? Wzorcowe sprawozdanie zarządu zawiera:

• najważniejsze uchwały podjęte w poprzednim roku obrotowym przez zgromadzenie wspólników. Kluczowe będą uchwały podjęte na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników: uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, uchwała o podziale zysku lub pokrycia straty, uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności, uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom organów spółki,
• najważniejsze uchwały podjęte w poprzednim roku obrotowym przez zarząd,
• zmiany osobowe w organach spółki (np. rezygnacje z zarządu, powołanie nowego członka zarządu),
• informacje o sprzedaży udziałów w spółce,
• inne wydarzenia uznane przez zarząd za istotnie wpływające na działalność jednostki.

2) informacje o przewidywanym rozwoju jednostki

Opiszcie, w jakim kierunku zamierza rozwijać się spółka. Może planuje wypuścić nowy produkt, rozwinąć konkretny dział przedsiębiorstwa czy realizować konkretne strategie?

3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju

Jeżeli brak jest takich osiągnieć, wpiszcie w tym miejscu „nie dotyczy”.

4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej

Jak wygląda aktualna sytuacja finansowa spółki, jakie wyniki finansowe zostały osiągnięte? Czy zysk netto osiągnięty przez spółkę był wyższy, niż w ubiegłym roku rozliczeniowym? Czy wykonywane były operacje związane z nabyciem lub sprzedażą istotnych składników majątku trwałego?

W punkcie tym można również odnosić się do konkretnych punktów rocznego sprawozdania finansowego.

5) udziałach własnych

Jeżeli spółka nie nabyła udziałów własnych, należy w tym miejscu wpisać „nie dotyczy”.

6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach)

Jeśli spółka nie posiada udziałów (zakładów), należy w tym miejscu wpisać „nie dotyczy”.

7) instrumentach finansowych w zakresie:

a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,

b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować również – o ile jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki – co najmniej:

1) kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki,

2) kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

Kto podpisuje sprawozdanie z działalności spółki?

Sprawozdanie z działalności spółki powinno zostać podpisane przez każdego członka zarządu według stanu osobowego na dzień podpisania sprawozdania.

W jakiej formie sporządza się sprawozdanie z działalności?

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (czyli podpisem składanym za pomocą profilu zaufanego ePUAP) albo podpisem osobistym.

W praktyce najłatwiej jest sporządzić sprawozdanie z działalności w formacie PDF a następnie – podpisać podpisami zaufanymi. Funkcjonalność tę umożliwia rządowa strona https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.

W jakim terminie sporządza się sprawozdanie z działalności?

Zarząd powinien sporządzić (i podpisać) sprawozdanie z działalności w terminie trzech miesięcy od zamknięcia roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy w twojej spółce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania z działalności upływa 31 marca roku następującego po roku, dla którego sporządzane jest sprawozdanie. Np. w sytuacji, gdy sprawozdanie sporządzane jest za okres 1 stycznia – 31 grudnia 2024 roku, termin na przygotowanie i podpisanie sprawozdania mija 31 marca 2025 roku.

Kto zatwierdza sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności zatwierdzane jest przez wspólników spółki na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników. Na tym samym Zgromadzeniu zatwierdzane jest też roczne sprawozdanie finansowe. Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie do 30 czerwca każdego roku obrotowego.

Zgłoszenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych

W dalszej kolejności, obowiązkiem zarządu jest zgłoszenie (w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki) tych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Prawidłowe zgłoszenie tych dokumentów spowoduje pojawienie się stosownej wzmianki w Dziale 3 Rubryce 2 („Wzmianki o złożonych dokumentach”)Krajowego Rejestru Sądowego danej spółki.

Zgłoszenie dokumentów finansowych za pomocą Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne, natomiast koniecznym jest posiadanie konta na tym portalu. Dokumenty złożyć może również pełnomocnik spółki, np. prawidłowo umocowany radca prawny.

Czy sporządzenie i złożenie sprawozdania z działalności jest obowiązkowe dla wszystkich spółek?

Nie każda spółka ma obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania z działalności. Jednostki małe i mikro (w rozumieniu ustawy o rachunkowości) są zwolnione z tego obowiązku.

Konsekwencje zarządu za brak sporządzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki

Brak sporządzenia rocznego sprawozdania z działalności spółki może prowadzić do odpowiedzialności karnej oraz rozpoczęcia przez sąd rejestrowy tzw. procedury przymuszającej.

Odpowiedzialność karna

Jak wskazuje z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, na członka zarządu, który nie dopełni obowiązku sporządzenia sprawozdania, nałożona może zostać kara grzywny, kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie.

Procedura przymuszająca / wykreślenie z KRS

Jednocześnie, sąd rejestrowy może wówczas uruchomić procedurę przymuszającą zarząd do złożenia sprawozdania. Procedura ta polega na wyznaczeniu 7-dniowego terminu na złożenie rocznego sprawozdania z działalności z jednoczesnym zagrożeniem nałożenia kary grzywny. W przypadku dalszego uchylenia się od obowiązku złożenia sprawozdania, grzywny mogą być nakładane ponownie.

W tej sytuacji, sąd ma prawo również rozpocząć proces wykreślenia Spółki z Krajowego Rejestru Sądowego.

Podsumowanie

Ustawa o rachunkowości nakłada surowe wymogi zarówno co do zawartości sprawozdania z działalności, jego formy jak i terminu, w którym musi ono zostać sporządzone, podpisane i zatwierdzone. W powyższym artykule starałam się szczegółowo wyjaśnić, jak w praktyce zarząd powinien prawidłowo wywiązywać się ze swoich obowiązków.

W przypadku dodatkowych pytań bądź potrzeby skorzystania z pomocy radcy prawnego – zapraszam do kontaktu!