W jakim formacie musi zostać sporządzone sprawozdanie finansowe?

Aby sprawozdanie zostało przyjęte przez system, musi zostać sporządzone w formacie XML.

Wyjątkiem są sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR, czyli Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Sprawozdania zgodne z MSR będą składać Spółki wchodzące w skład grup kapitałowych stosujących MSR, banki oraz emitenci papierów wartościowych.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Podpisanie sprawozdania finansowego to kluczowy etap procesu jego zatwierdzania i składania. Nie można go pominąć. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości obowiązek podpisania dokumentu spoczywa na::

• osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej jest to główny księgowy),
• kierowniku jednostki (zarządzie spółki).

W przypadku zarządu wieloosobowego obowiązują dodatkowe zasady. Dokument musi zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu lub – alternatywnie – przez jednego z nich, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. 

Metody podpisywania sprawozdania finansowego – format podpisu

Istotne znaczenie ma format podpisu. Jako że sprawozdanie finansowe przygotowywane jest w formacie elektronicznym XML, również składane na nim podpisy muszą mieć format elektroniczny. Nie ma możliwości podpisania sprawozdania finansowego podpisem tzw. mokrym, na piśmie.

Dostępne metody podpisu elektronicznego to:

• Podpis zaufany – bezpłatny i łatwo dostępny, idealny dla mniejszych firm i osób fizycznych.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbardziej zaawansowany, wymagany w wielu formalnych procedurach.
• Podpis osobisty z e-dowodem – nowoczesna alternatywa dla osób fizycznych, korzystająca z elektronicznego dowodu osobistego.

Jako że nie każdy członek zarządu posiada kwalifikowany podpis elektroniczny oraz e-dowód,, poniżej pokażę, w jaki sposób podpisać sprawozdanie finansowe za pomocą podpisu zaufanego, który jest dostępny dla każdej osoby posiadającej profil zaufany. Profil zaufany może założyć każdy, kto posiada numer PESEL. Informacje, jak założyć profil zaufany znajdziecie na rządowej stronie – https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0074. 

W jaki sposób podpisać sprawozdanie finansowe za pomocą podpisu zaufanego?

1. wejdź na rządową stronę https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany,
2. zaznacz „START”,
3. wybierz opcję „Chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) sprawozdanie finansowe”, i kliknij „dalej”,
4. kliknij w niebieski przycisk „PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT”,
5. dodaj plik – przeciągnij go w odpowiednie pole lub dodaj plik poziomu swojego komputera, 
6. przewin stronę na dół i wybierz niebieski przycisk „PODPISZ”,
7. postępuj dalej zgodnie z instrukcjami. 

Jak sprawdzić, czy sprawozdanie zostało poprawnie podpisane?

Aby sprawdzić, czy pod sprawozdaniem finansowym poprawnie podpisały się wszystkie wymagane osoby, wykonaj następujące kroki:

1. wejdź na rządową stronę https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany;
2. zaznacz „START”,
3. wybierz opcję „Chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) sprawozdanie finansowe”, i kliknij „dalej”,
4. kliknij w niebieski przycisk „PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT”,
5. dodaj plik – przeciągnij go w odpowiednie pole lub dodaj plik poziomu swojego komputera, 
6. automatycznie wyświetlą ci się informacje na temat tego, kto i kiedy podpisał dokument oraz czy podpisy zostały złożone poprawnie.

Gdzie złożyć podpisane sprawozdanie finansowe? 

Najprostszą a zarazem całkowicie bezpłatną opcją jest przesłanie sprawozdania do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

Sprawozdanie powinno zostać zgłoszone wraz z dodatkowymi dokumentami – sprawozdaniem zarządu z działalności (zobacz wpis na blogu – https://prawnikzarzadu.pl/sprawozdanie-zarzadu-z-dzialalnosci-spolki-obowiazek-ustawowy/), uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwałą o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty. 

Osoba uprawniona do reprezentacji spółki, najczęściej prezes zarządu, może złożyć je samodzielnie albo za pomocą pełnomocnika – np. radcy prawnego. 

Pamiętaj, że obowiązek zgłoszenia dokumentacji finansowej spółki to nie tylko obowiązek prawny, ale również element budowania wiarygodności firmy w oczach:

• inwestorów,
• kontrahentów,
• instytucji publicznych,
• organów nadzoru finansowego.

Złożona do KRSu dokumentacja finansowa obejmująca sprawozdanie finansowej jest ogólnodostępna dla każdego.Wobec czego warto zadbać o jej rzetelność, zgodność z prawem i terminowe zgłoszenie. 

Jeżeli potrzebujesz pomocy prawnej – zapraszam do kontaktu!

r. pr. Julia Czapiewska